RGPD et Prolum Prospection : où vivent vos données

Qu'est-ce que le RGPD

Le Règlement général sur la protection des données est la loi européenne sur la vie privée. Il donne aux personnes le contrôle de leurs données personnelles et s'applique à toute organisation établie dans l'Union européenne ou qui traite des données de personnes qui s'y trouvent. Il s'applique donc à Prolum Prospection et à votre société.

Prolum Prospection est-il conforme au RGPD

Oui. Prolum Prospection est édité par la SAS comm.it (RCS Versailles 104 620 117), exploité depuis la France et conçu pour le RGPD dès le départ :

• Tout est hébergé et stocké dans l'Union européenne, à Amsterdam. Voir où sont stockées les données.
• Les connexions sont chiffrées. La connexion se fait par un code à usage unique envoyé par e-mail : aucun mot de passe n'est stocké.
• Chaque société est isolée : ses utilisateurs, ses prospects suivis et ses notes ne sont visibles que par elle.
• Les données personnelles issues des registres publics sont purgées automatiquement lorsqu'elles n'y figurent plus depuis trois ans.
• Un accord de traitement des données fait partie de nos conditions : chaque société cliente en dispose.

Accord de traitement des données

L'accord de traitement des données est inclus dans nos Conditions et confidentialité. Votre société l'accepte en ouvrant son accès : il n'y a rien à signer. Si votre propre processus de conformité exige un exemplaire contresigné, demandez-le via le formulaire de contact.

Les données publiques des entreprises

Prolum Prospection réunit des données publiées par l'administration : la base SIRENE de l'INSEE, le Registre national des entreprises et les comptes annuels de l'INPI, l'API Recherche d'entreprises de la DINUM, les listes RGE de l'ADEME, Qualifelec et le BODACC de la DILA. Ces données sont diffusées sous Licence Ouverte et réutilisées dans le respect de leurs conditions.

Certaines concernent des personnes : le nom, la fonction et le mois et l'année de naissance des dirigeants, ainsi que l'identité des entrepreneurs individuels. Pour ces données, Prolum Prospection est responsable de traitement. La finalité est la prospection commerciale entre professionnels ; la base légale est l'intérêt légitime.

• Les entrepreneurs qui ont demandé à l'INSEE la diffusion partielle de leurs données (statut « non diffusible ») ne voient pas ces informations affichées.
• Les données des dirigeants qui ne figurent plus dans les sources publiques depuis trois ans sont supprimées automatiquement.

Ces informations proviennent de registres publics. Pour les corriger à la source, adressez-vous à l'organisme concerné (INSEE, INPI ou greffe). Pour exercer vos droits auprès de nous, voir vos droits.

Les données de votre société

Les prospects que votre équipe suit, leurs statuts et les notes que vous y ajoutez sont saisis par vos collaborateurs. Pour ces données, votre société est responsable de traitement et Prolum Prospection est son sous-traitant : vous décidez de ce que vous notez et de ce que vous supprimez.

• Prospects suivis et notes : conservés jusqu'à ce que vous les supprimiez, ou jusqu'à la fermeture de l'accès de votre société.
• Supprimer une société supprime ses utilisateurs, ses invitations, ses prospects et ses notes.

Comment nous utilisons vos données d'utilisateur

Pour les données nécessaires à votre compte, Prolum Prospection est responsable de traitement :

Nous n'envoyons aucun e-mail commercial, nous ne vendons pas de données personnelles et nous ne les utilisons pas pour de la publicité. La notice complète figure dans nos Conditions et confidentialité.

Sous-traitants

Voici les entreprises et organismes qui traitent des données pour faire fonctionner Prolum Prospection. Chacun est soumis au RGPD et, lorsque c'est nécessaire, à un accord de traitement des données.

Les services publics interrogés (INSEE, INPI, DINUM, ADEME, DILA) ne sont pas des sous-traitants : ils reçoivent uniquement les critères de recherche, jamais votre identité. Nous n'utilisons ni Google Fonts, ni outil de mesure d'audience, ni régie publicitaire.

Nous mettrons cette liste à jour avant d'ajouter un sous-traitant, et nous en informerons les administrateurs des sociétés clientes, qui pourront s'y opposer dans un délai de 30 jours.

Où sont stockées les données

Prolum Prospection fonctionne chez DigitalOcean, à Amsterdam (Pays-Bas) : serveurs d'application, base de données et stockage des fichiers (comptes déposés en PDF, vidéos). Les sauvegardes restent dans la même région.

Vos droits

Le RGPD vous permet de demander l'accès aux données vous concernant, leur rectification ou leur effacement, la limitation de leur traitement, une copie dans un format portable, et de vous opposer à un traitement. Pour votre compte, l'administrateur de votre société peut modifier ou supprimer votre accès. Pour toute autre demande, y compris si vous êtes dirigeant d'une entreprise et souhaitez vous opposer au traitement de vos données, utilisez le formulaire de contact en choisissant « Données personnelles (RGPD) » : nous répondons sous 30 jours.

Si un prospect contacte directement votre société à propos de ses données, c'est à elle de lui répondre en tant que responsable de traitement ; nous l'aidons si besoin. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle : en France, la CNIL.